ASTRIA et Vous n°31 > Octobre 2008

> La copropriété : le conseil syndical

Les copropriétaires d'un immeuble constituent ce que l'on appelle le syndicat des copropriétaires. Les décisions concernant l'immeuble sont prises en assemblée générale et leur exécution est confiée à un syndic désigné par cette assemblée.

Ce syndic est lui-même placé sous le contrôle d'un conseil syndical, qui est chargé de l'assister et de contrôler sa gestion. Le conseil syndical est composé de plusieurs copropriétaires élus par l'assemblée générale.

C'est l'article 21 de la loi n° 65-557 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée qui institue le conseil syndical.

Le décret d'application de cette loi a été publié le 22 mars 1967 (décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié). Les articles 22 à 27 viennent préciser l'organisation et le fonctionnement du conseil syndical.

Cette réglementation ne s'applique pas aux syndicats coopératifs, qui feront l'objet d'un prochain article.

Lors de la première assemblée générale, les copropriétaires élisent donc un syndic et un conseil syndical qui va les représenter. C'est un organe intermédiaire important qui permet aux copropriétaires d'être mis au courant des décisions prises pour le compte de la copropriété.

La désignation et la constitution du conseil syndical

Toute personne peut faire acte de candidature au conseil syndical dès lors qu'elle a la qualité de copropriétaire de la copropriété, condition impérativement requise pour être membre. Ainsi, si dans un ménage seul l'un des deux conjoints est copropriétaire, l'autre conjoint doit présenter un mandat exprès rédigé par le copropriétaire pour pouvoir se présenter à l'élection. Certaines personnes n'ayant pas la qualité de copropriétaire peuvent cependant également se présenter, tels que les titulaires d'un contrat de location-accession, ainsi que des acquéreurs à terme.

En revanche, le syndic, professionnel ou bénévole, son conjoint, ses ascendants et descendants, de même que ses préposés, même s'ils habitent dans l'immeuble, ne peuvent pas être désignés.

Les futurs membres du conseil syndical sont élus par l'assemblée générale à la majorité de l'article 25 (lire l'article sur l'assemblée générale dans la newsletter n° 29 – majorité de l'article 25) , c'est-à-dire à la majorité de tous les copropriétaires, présents ou représentés, absents ou non représentés. Cette élection doit être mentionnée dans l'ordre du jour établi par le syndic.

Pour que l'élection du conseil syndical soit valide, les candidats peuvent être élus « en bloc » à la double condition qu'aucun copropriétaire ne s'y oppose et qu'il y ait autant de candidats que de sièges à pourvoir. Sinon, chacun des candidats doit être élu individuellement. Une fois le conseil syndical élu, il nomme un président en son sein.

Le nombre des membres n'est pas fixé par la loi, il l'est généralement par le règlement intérieur de la copropriété, en fonction de la taille de l'immeuble. La logique veut qu'il y ait plutôt un nombre impair de membres, et au minimum trois. Dans les grandes copropriétés, le nombre de membres est bien sûr plus important.

Les membres du conseil syndical sont donc eux qui vont élire leur président. Ce dernier a un rôle qui n'est pas négligeable puisqu'il est l'interlocuteur privilégié du syndic. Il présente à l'assemblée générale annuelle le rapport d'activité du conseil, ainsi que le bilan et le compte de résultat. Il peut également convoquer l'assemblée générale si le syndic, après mise en demeure, refuse cette convocation. Enfin, il peut saisir le juge du tribunal de grande instance pour contraindre l'ancien syndic à remettre au nouveau syndic les documents relatifs à la copropriété.

A savoir : le choix des membres du conseil est primordial car il doit porter sur les compétences variées des copropriétaires, comptables, juridiques ou techniques. Au cours de leur mandat de représentant des copropriétaires, certains membres du conseil syndical peuvent se voir confier ponctuellement un mandat spécifique, pour le choix d'un devis par exemple. Dans la pratique, des membres suppléants sont également désignés pour pallier à l'absence éventuelle des titulaires suite à leur démission ou à la vente de leur lot par exemple.

La durée du mandat de chaque membre porte généralement sur une période de trois années renouvelables. Le règlement de copropriété ou l'assemblée peut prévoir une durée plus courte mais ne peuvent interdire le renouvellement d'un mandat.

En cas de désaccord sur l'élection des membres, un ou plusieurs copropriétaires ou le syndic peuvent saisir le juge du tribunal de grande instance afin qu'il nomme les membres. Ces derniers doivent préalablement donner leur accord. Si aucun copropriétaire ne se porte candidat, le juge ne pourra que constater l'impossibilité d'élire un conseil syndical.

L'organisation et le fonctionnement du conseil syndical

C'est en principe le règlement de copropriété qui détermine les conditions d'organisation et de fonctionnement du conseil. En pratique toutefois, c'est le conseil syndical lui-même qui fixe son mode de fonctionnement, selon les activités de chaque membre et de sa disponibilité.

Ainsi, le conseil syndical peut prévoir de se réunir sur convocation du président ou sur demande de l'un des membres. Les convocations contiennent les points qui seront examinés. Cependant, des questions non précisées peuvent être examinées dans le point «questions diverses ». Les modalités de délibération sont bien sûr définies à l'avance.

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Quant aux frais de fonctionnement du conseil, ils sont considérés comme des dépenses courantes d'administration et sont répartis aux millièmes.

Les fonctions de président et de membres ne sont pas rémunérées. Cependant, les frais engagés par eux tels que des lettres recommandées des photocopies ou des déplacements, sont remboursés sur les comptes de la copropriété sur justificatifs. Il en va de même lorsqu'ils ont besoin de se faire assister par un spécialiste extérieur (comptable, juriste, technicien,…).

Les missions du conseil syndical

Le conseil syndical est chargé d'assister le syndic et de contrôler la gestion de la copropriété par ce dernier. L'assemblée générale peut également lui confier des missions particulières. Le conseil a accès à tous les documents détenus par le syndic par le biais de son président. Toutefois, tout membre du conseil peut également demander à consulter les pièces qu'il souhaite, avec l'accord du président.

. Le conseil syndical a une mission d'assistance

Le conseil syndical conseille le syndic, il est le porte-parole des copropriétaires. Il peut à ce titre donner son avis sur toutes les questions concernant la copropriété, signaler un défaut d'entretien ou encore demander la mise en œuvre de travaux. Le syndic a d'ailleurs l'obligation de consulter le conseil syndical lorsque, par exemple, il demande une provision aux copropriétaires pour des travaux urgents.

Le conseil syndical prépare également l'ordre du jour de l'assemblée générale avec le syndic, qui met à cet ordre du jour toutes les questions formulées et parvenues à temps par l'un des copropriétaires ou par le conseil syndical. Ce dernier peut également adresser aux copropriétaires des documents portant sur une question mise à l'ordre du jour, afin qu'ils puissent se prononcer sur la résolution en toute connaissance de cause.

. Le conseil syndical a une mission de contrôle

Le conseil syndical est habilité à contrôler l'ensemble des activités du syndic qui gère l'immeuble.

Ce contrôle s'effectue notamment sur la comptabilité de la copropriété, sur les marchés de travaux et autres contrats, sur les factures -qui doivent être en adéquation avec les prestations-, sur la gestion de la copropriété elle-même ainsi que sur l'élaboration du budget prévisionnel.

Le conseil syndical vérifie que les travaux effectués ont bien été approuvés par l'assemblée générale et qu'ils ont été réalisés aux dates et conditions négociées. Il s'assure également que la répartition des charges entre les copropriétaires a été faite correctement et doit signaler à l'assemblée générale toutes les irrégularités, négligences ou défaillances du syndic. C'est la raison pour laquelle il a accès à tous les documents relatifs à la copropriété détenus par le syndic.

Lors de l'assemblée le conseil, par la voix de son président, rend compte de ses activités aux copropriétaires.

A savoir : l'assemblée générale prend toujours les décisions en dernier recours et ne peut donner que des délégations spéciales au conseil syndical. La délégation de pouvoir spécial donné au conseil par l'assemblée porte par exemple sur la décision de réaliser des travaux pour un montant bien déterminé, ou encore sur le choix de l'entrepreneur. Il est donc bien entendu qu'il ne s'agit pas de donner au conseil syndical la faculté de prendre des décisions qui sont de la compétence essentielle de l'assemblée, telle que l'approbation des comptes par exemple.

La responsabilité du conseil syndical

Le conseil syndical n'a pas de personnalité morale, c'est-à-dire qu'il ne peut faire aucun acte juridique, comme signer un contrat par exemple. Il ne peut, en tant que tel, être mis en cause. Cependant, le président comme les conseillers syndicaux peuvent voir leur responsabilité engagée individuellement en cas de faute grave commise lors de l'exécution de leur mandat. La sagesse est donc pour eux de prendre une assurance de responsabilité civile. Une réponse ministérielle recommande de contracter cette assurance. Ainsi, en complément du contrat d'assurance de l'immeuble, les membres bénéficient d'une extension de garantie, l'assurance couvrant le président seul n'étant pas suffisante. Il faut cependant préciser que les membres du conseil syndical sont bénévoles et seulement conseillers, et qu'en cas de faute celle-ci est sanctionnée moins sévèrement par le tribunal que si elle avait été commise par un mandataire professionnel et rémunéré.

La fin du mandat d'un conseiller syndical

Le mandat d'un conseiller se termine à son échéance, par le décès, la démission ou la révocation.

Le mandat d'un conseiller porte sur une durée de trois ans maximum, renouvelable. Toutefois, le conseiller peut démissionner ou bien ne plus faire partie du conseil syndical suite à la vente de son lot par exemple. Bien qu'il n'y ait pas de formalisme particulier, le conseiller démissionnaire peut adresser sa démission par lettre recommandée avec accusé de réception au président du conseil syndical et au syndic.

C'est dans cette hypothèse qu'il est judicieux de nommer des suppléants dès la première assemblée, même s'ils ne sont pas aussi nombreux que les membres titulaires, afin que le conseil syndical puisse continuer à fonctionner jusqu'à la prochaine assemblée générale. Les suppléants siègent au fur et à mesure des vacances des sièges, dans l'ordre où ils ont été élus, qui est fonction du nombre de voix qu'ils ont recueillies. Le suppléant devient membre titulaire jusqu'à l'expiration du mandat du membre qu'il remplace (lire plus haut le paragraphe « désignation du conseil syndical »).

Dès lors que plus d'un quart des sièges est vacant, l'assemblée générale doit procéder à une nouvelle élection pour retrouver le nombre de conseillers requis. A défaut, le conseil syndical ne pourra plus valablement délibérer. Lors de cette nouvelle élection, tout copropriétaire peut faire acte de candidature.